Skolportalen Unikum
Tre föräldrar till barn i kommunala grundskolor hörde av sig till krångelombudsmannen med krångel i lärportalen Unikum. Lärportalen används bland annat för kommunikation mellan skola och vårdnadshavare. Föräldrarna upplevde krångel med inloggning och användarvänlighet.
Unikum är ett system som Helsingborgs stad har upphandlat av en systemleverantör. Det är systemleverantören som äger och utvecklar programvaran tillsammans med Helsingborg och flera andra kommuner. Vissa förbättringar som behövs i Unikum kan därför Helsingborgs stad inte göra på egen hand. Andra förbättringar har staden möjlighet att påverka, till exempel genom att se till att Unikum används på ett konsekvent sätt och att personal som hanterar systemet har rätt kunskaper.
Förbättringar som är genomförda
- Problem med djuplänkar från notismejl är åtgärdade av systemleverantören, så att de leder vidare till rätt ställe.
- Från och med hösten 2020 ser användargränssnittet lika ut, oavsett om vårdnadshavare loggar in via appen Unikum Familj eller via webben.
- Skol- och fritidsförvaltningen har genomfört fördjupade träffar med rektorer i alla verksamhetsområden för att uppdatera alla om vad Unikum kan stödja med utifrån ett skolledarperspektiv och vilka riktlinjer som finns.
- Från och med hösten 2020 kan vårdnadshavare logga in med sitt bank-id i appen eller via webben, utan att behöva ange vilken kommuns lösning man vill använda. För de som inte kan använda bank-id erbjuder Helsingborg en alternativ inloggning som bygger på användarnamn och lösenord.
- Tidigare behövde vårdnadshavare logga in i olika system för olika typer av vardagliga uppgifter. Från och med hösten 2020 kan vårdnadshavare i förskola och skola att se schema och rapportera frånvaro för sina barn, inifrån Unikum Familj. Unikum Familj blir ”en väg in” till det man behöver i vardagen. Detta är implementerat i de flesta skolor, men några skolor kommer igång senare under hösten 2020. En informationsinsats på flera olika språk sker under hösten. Stödmaterial till förskolor och skolor tas fram.
Förbättringsarbete som pågår
- Varje skolledare har fått ett förnyat uppdrag att ta fram en kommunikationsplan för sin skola med tydliga riktlinjer för ”vad vi gör var”. I det här arbetet ingår att definiera vilken information som ska finnas var, så att alla lärare och pedagoger gör på samma sätt. Det ska vara tydligt för vårdnadshavarna vilken information de hittar i Unikum och vilken information de hittar i andra system.
- Sedan förra läsåret pågår utvecklingsarbete för att förbättra integrationer med andra system i skolportalen. Det är ett omfattande projekt som är komplext och kräver en längre tids arbete, bland annat eftersom hänsyn måste tas till nationella bestämmelser.
Förbättringar som är på gång
- Hos systemleverantören pågår arbete för att skapa push-notiser i Unikum Familj. Det innebär att varje vårdnadshavare själv kommer att kunna bestämma hur man vill bli notifierad när det finns ny information i Unikum. Vår förhoppning är att detta kan vara på plats innan årsskiftet.
- Utbildningsdirektören har beslutat att införa en obligatorisk utbildning i Unikum för nya skolledare. Därutöver kommer andra yrkesgrupper såsom lärare och nyanställda att erbjudas digitala utbildningar.
- Skol- och fritidsförvaltningen kommer att ta fram en kort introduktionskurs i Unikum för vårdnadshavare, samt stödmaterial på olika språk. Syftet med kursen är att stödja nya och tidigare användare.
Krångelombudsmannens kommentar
Skol- och fritidsförvaltningen genomför en rad aktiviteter och förbättringar för att komma till rätta med det krånglande Unikum. Några av förbättringarna är så nya att vi ännu inte kan utvärdera hur de här insatserna påverkar användarupplevelsen. Krånglo kommer därför att hålla kontakt med de invånare som anmält krånglet för att ta reda på hur det faktiskt blev. Hjälpte de valda insatserna? Du som använder Unikum och har gjort det ett tag är också välkommen att höra av dig – har det blivit bättre och enklare att använda Unikum?
Invånarnas krångel i sin helhet
Invånare 1:
Allt som handlar om Unikum i skolan är krångel. Hela plattformen är antik och alla föräldrar gråter varje gång de tvingas använda programmet. Tycker verkligen synd om lärare och skolpersonal som måste använda detta totalt värdelösa program dagligen. Det känns exempelvis något märkligt att det krävs typ 12-13 klick bara för att logga in. Men kanske logiskt eftersom hela programvaran saknar varje form av användarvänlighet. Hoppas verkligen att Unikum åker ut från Helsingborgs stad så snart avtalet går ut och ännu hellre långt innan dess. Med ett bra system för att hantera skolan måste skolan och medborgarna kunna spara hundratusentals timmar varje år som idag slösas bort helt i onödan.
Invånare 2:
Samtliga(?) kommunala skolor använder sig av flera olika system som är tvingande för vårdnadshavare att använda. Inloggning till dessa är så otroligt dåligt gjord så jag har aldrig varit med om något liknande i denna tid. Systemet måste ha ett 10-tal år på nacken och är förmodligen inköpt efter upphandling där lägst anbud vann? Det behövs en ny version av denna inloggning! https://skolportalen.helsingborg.se Försökte runda det för Unikum genom att använda deras app… men naturligtvis skickar appen en vidare till exakt samma inloggning… som fungerar ännu sämre i det läget. Försöker t.ex. starta bankid, det blir en fördröjning, det misslyckas och sedan får man starta det manuellt. OBS att den fungerar dåligt i olika grader beroende på vilken plattform du använder. Konsekvens av detta? Föräldrar skippar att ta del av sina barns skolgång för att inloggningen till Unikum är så omständlig.
Invånare 3:
Unikum – väldigt icke användarvänlig och de två olika apparna unikum och unikum familj är inte synkade (verkar inte ligga på samma info plattform). Viss info får man söka i unikum och viss info i unikum familj. Skapar frustration och lärarna verkar även uppleva mycket krångel kring unikum.