Olika krav på föreningar skapade onödigt krångel

En invånare hade startat en förening och ansökte om att bli bidragsberättigad i Helsingborgs stads boknings- och bidragssystem Rbok. Föreningen behövde då ha ett bankkonto, bankgiro eller postgiro vilka ansågs som likvärdiga alternativ.

Invånaren ordnade ett bankkonto efter ett, enligt invånaren, tidskrävande arbete.

När föreningen senare skulle utföra ett uppdrag åt stadsbyggnadsförvaltningen fick de besked om att ett vanligt bankkonto inte var tillräckligt. Stadsbyggnadsförvaltningen var vid denna tidpunkt inte ansluten till Rbok utan använde ett annat system där rutinen var att föreningarna fakturerade förvaltningen. Det systemet krävde bankgiro eller postgiro för betalning av föreningarnas fakturor. Invånaren vände sig till krångelombudsmannen eftersom olika krav från stadens verksamheter skapade onödigt merarbete och kostnader för föreningen.

Stadsbyggnadsförvaltningen beslutade att ansluta sig till Rbok. Det innebär att förvaltningen nu kan hantera föreningsuppdrag i samma system som övriga förvaltningar, vilket ger både enhetliga arbetssätt och skapar mer enhetliga krav för föreningarna.

Genomförda insatser

• Dialog med Engagemang Helsingborg för att undersöka och förstå regelverket för föreningar som vill bli bidragsberättigade.
• Kontakt med stadsbyggnadsförvaltningens ekonomiavdelning för att undersöka rutiner och beskriva hur liknande ärenden hanteras i staden.
• Samordnad dialog mellan Engagemang Helsingborg och stadsbyggnadsförvaltningen för att undersöka hur Rbok kan användas för förvaltningens föreningsuppdrag och ersättningar.
• Löpande uppföljning och avstämning.

Lärdomar, framgångsfaktorer och effekt

• Lösningsorienterat samarbete bidrog till att hitta en långsiktig och enhetlig lösning.
• Stadsbyggnadsförvaltningen har anslutit sig till Rbok och kan nu hantera föreningsuppdrag och ersättningar i samma system som övriga förvaltningar.
• Föreningar möter nu mer samordnade och förutsägbara krav, vilket minskar krångel och onödiga kostnader.
• Lärdomen tas med i det fortsatta arbetet med att skapa en mer enhetlig service gentemot föreningslivet i Helsingborg.