Redovisa som god man

Invånaren berättar:

En person som fungerar som ”god man” i Helsingborg har hört av sig till krångelombudsmannen. Personen berättar att det har blivit mer krångligt att vara god man i Helsingborg sedan överförmyndarnämnden införde ett nytt digitalt system för redovisning av huvudmannens ekonomi. ”Det nya systemet gör det inte enklare för mig som god man – tvärtom. Det känns som att hela systemet är skapat för att möta överförmyndarens behov av kontroll, snarare än mitt behov av att smidigt kunna sköta och överblicka huvudmannens ekonomi. Som god man måste jag varje månad kunna stämma av att ekonomin ligger rätt för mina huvudmän, i förhållande till det ekonomiska utrymme som finns. Systemet hjälper mig inte med det. I Helsingborg har man nu bestämt att vi som väljer att inte använda systemet ska få utbetalningen av våra arvoden sist. Detta känns inte rättvist. Vi gör ett lika bra jobb som alla andra.

Krångelombudsmannens kommentar:

Den tjänst som Helsingborg vill att gode män ska använda, hur kan den tjänsten utvecklas för att möta både överförmyndarnämndens och de gode männens behov? Hur kan överförmyndarnämnden föra en närmare dialog med gode män i staden för att förstå deras upplevelser? Kan överförmyndarnämnden och gode män tillsammans försöka påverka utformningen av den digitala tjänsten? Kanske kan leverantören av tjänsten behöva en användargrupp för att få hjälp att upptäcka problem som uppstår i användandet av tjänsten? Kan överförmyndarnämnden och stadens gode män tillsammans driva utvecklingsfrågor som är viktiga för upplevelsen av att vara god man? Finns det möjlighet att se över överförmyndarnämndens policy för utbetalning av arvoden så att inte vissa personer känner sig orättvist behandlade?

Detta gör staden:

Överförmyndarenheten har som en del i stadens resa mot en mer digitaliserad verksamhet valt att under 2018 investera i en tilläggsmodul, e-Wärna, till det verksamhetssystem som enheten använder. Detta för att på sikt underlätta och förbättra redovisningarna från gode män och förvaltare, ställföreträdare, men också för att möjliggöra snabbare och effektivare granskning och arvodering. I Helsingborg har vi ca 450 aktiva gode män och förvaltare som alla har olika sätt att redovisa, allt från traditionella bokföringsprogram till egna Excellistor till plastkassar med alla räkningar och kvitton i ett enda virrvarr, vilket gör att granskningen blir tidskrävande. E-Wärna ger oss möjlighet att likrikta utseendet på redovisningen vilket gör att vi lättare kan följa och granska ställföreträdarnas förvaltning. För ställföreträdarna finns möjlighet att dagligen, veckovis eller per månad stämma av sin redovisning mot kontoutdrag från banken. Förs transaktioner in löpande har ställföreträdaren i slutet av året sin årsräkning klar, med sammanställning och summering och behöver därefter i princip bara signera med bankID så är årsräkningen klar och inlämnad. Möjlighet finns dessutom för ställföreträdarna att lämna samtliga underlag digitalt men också manuellt i pappersform, om man hellre vill det.

Systemet sattes i drift i Helsingborg den 28 december 2018, d v s ett fåtal dagar innan verksamhetsåret avslutades och då merparten av ca 1200 årsräkningar troligen var klara för att lämnas in till överförmyndarenheten dagarna efter årsskiftet. Trots detta valde ca 6% att göra sina årsräkningar på nytt, i e-Wärna. Överförmyndarenheten uppfattade detta som en nyfikenhet och önskan från ställföreträdarna att vara med på resan. Inför årsräkning 2019, d v s de redovisningar som enheten granskade under 2020, valde vi att som ”morot” meddela att årsräkningar inlämnade i e-Wärna skulle granskas med förtur, vilket resulterat i ca 31% digitalt inlämnade årsräkningar. Granskning med förtur för digitalt inlämnade skedde under årets första månader, därefter reviderade vi beslutet och vi granskar nu digitalt inlämnade parallellt med pappersinlämnade redovisningar, med samma inlämnandedatum. Sedan dess granskas alla årsräkningar i datumordning, oavsett hur redovisningen lämnats in. Ingen ställföreträdare ges förtur eller förmåner för att man använder e-Wärna.

Överförmyndarenheten har inte ställt krav på någon ställföreträdare att överge sina tidigare redovisningsmodeller, bara gett möjlighet att övergå till e-Wärna. Kommer man däremot som ny ställföreträdare slussas man enbart direkt in till e-Wärna och digital redovisning. Enheten  erbjuder löpande utbildning i systemet, både i grupp och enskilt, finns tillgängliga på telefon och mail för frågor, hjälp och felsökning men arbetar också aktivt in mot leverantören för att föra fram ställföreträdarnas synpunkter och önskemål.

Leverantören av systemet, Explizit, hade meddelat att en uppdaterad och mer användarvänlig version skulle lanseras hösten 2020, men den sköts på framtiden och lansering skedde först våren 2023. Efter det har överförmyndarenheten genomfört ett stort antal utbildningar för ställföreträdarna, så att dessa personer ska vara rustade inför inlämningen av årsräkningar för 2023. Det har varit stort intresse för utbildningarna.

En utvärdering av om det blivit ett enklare förfarande eller inte kan göras våren 2024, när överförmyndaren ser i vilket skick årsräkningarna kommit in.

Överförmyndarenhetens strävan och målsättning är att vi tillsammans i slutändan ändå har nått fram till ett bättre och mer effektivt sätt att lämna och granska redovisningar. Vilket i sin tur gör att vi kan fatta beslut om arvode för snabbare utbetalning till alla ställföreträdare.