Verksamhetskoordinator Helsingborgs Bibliotek

Om arbetsplatsen

Kulturen är en viktig drivkraft för att göra Helsingborg till den mest attraktiva staden. Här bedrivs en aktiv och synlig kulturpolitik utifrån kulturinstitutionerna, de fria kulturutövarna och det civila samhällets engagemang. Förvaltningens publika verksamheter innefattar Helsingborgs bibliotek, Helsingborgs museum, Helsingborgs kulturskola och Helsingborgs konsthall och Dunkers scener. Tillsammans stöds de av gemensamma stabsfunktioner för kommunikation, administration, ekonomi och HR.

Bibliotekets uppdrag är att ge alla invånare i Helsingborg fri tillgång till information och kunskap, skapa inspirerande mötesplatser, arbeta läsfrämjande och arbeta med digital delaktighet för att verka för fri åsiktsbildning och utveckling i det demokratiska samhället. Vi arbetar med prioriterade målgrupper och erbjuder våra tjänster även utanför våra egna lokaler för att nå så många invånare som möjligt. Vi samarbetar med andra verksamheter och förvaltningar i syfte att öka delaktigheten för alla helsingborgare.

Biblioteksverksamheten arbetar som en helhet och omfattar nio områdesbibliotek, biblioteksbuss, stadsbibliotek och det digitala biblioteket. Organisationen består av fem avdelningar (Läs, Möt, Sök, Digitala biblioteket/media, Stöd) och en stab. Totalt arbetar ca åttiotal medarbetare inom verksamheten. Helsingborgs bibliotek ingår i samarbetet Bibliotek Familjen Helsingborg där vi har ett tätt samarbete med 10 andra kommuner i nordvästra Skåne.

Arbetsuppgifter:

I tjänsten som verksamhetskoordinator för Helsingborgs bibliotek tillhör du bibliotekets stabsfunktion. Stabens uppdrag är att driva utveckling och skapa förutsättningar för att verksamheten ska uppnå sitt uppdrag. I funktionen ligger att stödja chefer och medarbetare så att invånarnas behov tas om hand i samtiden och framtiden. Du har en helhetssyn över verksamheten och fungerar som administrativt stöd till bibliotekschefen och verksamhetens ledningsgrupp. Du är lyhörd för verksamhetens behov, bra på att samarbeta och är kommunikativ. Du har ett starkt engagemang och en förmåga att driva uppdrag och processer framåt. Du leder dig själv, är van att prioritera bland arbetsuppgifter och är intresserad av att utveckla verksamheten genom fungerande internkommunikation och effektiv administration.

Beskrivning av arbetsuppgifter i urval:

• Stöd till bibliotekschefen med mötesbokningar, agendor och protokoll samt koordinering av verksamhetens interna möten och utbildningsinsatser.
• Samordnare och sekreterare i bibliotekets lokala samverkansgrupp.
• Stöd till ledningsgruppen med administrativa underlag och fakturering samt diarieföring.
• Stöd i verksamhetsplanering och uppföljning.
• Upphandling.
• Redovisning av statistik.
• Resebokningar och kassaredovisning.
• Introduktioner och planering av prao.
• Arbete med bibliotekets internkommunikation.
• Kontaktperson och koordinator för lokalbokning för externa arrangemang på biblioteket.

Du blir anställd på Helsingborgs bibliotek, vilket innebär att tjänstgöring kan ske både på stadsbibliotek och på områdesbiblioteken.

Kvalifikationer:

Vi söker dig som är/har:

- Högskoleutbildning inom samhälls- och beteendevetenskap eller annan eftergymnasial utbildning som vi som arbetsgivare bedömer likvärdig.

- Goda IT-kunskaper.

- Erfarenhet av att arbeta inom politiskt styrd organisation.

- Erfarenhet av och kunskaper inom offentlig upphandling.

- Erfarenhet av att driva projekt.

- Intresse att vara med i förändringsarbetet med framtidens biblioteksverksamhet.

- God erfarenhet av att nätverka samt skapa och upprätthålla bra samarbeten och relationer, både internt och externt.

- Van vid att leda dig själv, ta egna initiativ och prioritera bland arbetsuppgifter.

Som person är du serviceinriktad, noggrann, strukturerad och kommunikativ. Du säkerställer att alla parter får den hjälp och information de efterfrågar och är trygg i att självständigt kunna ta ansvar för dina arbetsuppgifter. Din analytiska förmåga, ditt engagemang och lösningsfokuserade arbetssätt skapar förtroende och bidrar till gott samarbete och goda relationer. Du är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande i kombination med ett intresse och vilja att hjälpa andra för att hitta en effektiv lösning för alla parter. Du kommunicerar obehindrat på svenska i tal och skrift.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. 

I rekryteringsprocessen använder vi oss av urvalsfrågor och lägger stor vikt vid dessa i urvalsarbetet.

Övrig information

Sista ansökningsdag:  2025-05-30
Anställningsform: Vikariat
Omfattning: 100%
Tillträdesdatum: 2025-09-01 eller enligt överenskommelse.
Varaktighet: tom. 15 augusti 2026
Antal tjänster: 1