Äntligen granskas alla patientjournaler – med hjälp av en robot

Dåliga journaler sätter vårdtagare i fara. Men att granska 3 500 patientjournaler är näst intill omöjligt. Om man inte är en robot, vill säga. För nu håller en nitisk robot koll på alla stadens patientjournaler och larmar innan någon far illa.

Aziza Munke är medicinskt ansvarig sjuksköterska och tillsammans med sin kollega ytterst ansvarig för alla patientjournaler i Helsingborgs stad. Det är nästan 3 500 journaler. I dem finns uppgifter om alla vårdtagare på boenden och i egna hem samt deras behandling. Här ska alla bedömningar och insatser skrivas ner.

Men det är lätt att glömma. Eller att inte hinna med.

Och att granska de 3 500 journalerna för hand är en omöjlighet.

– När man börjar utreda efter en vårdskada ser man ofta stora brister i journalerna. Man har glömt vissa saker och missat att titta på olika faktorer. När IVO (Inspektionen för vård och omsorg, reds. anm.) gjorde tillsyn i 283 kommuner konstaterade de att ett av de fyra allvarligaste bristområdena är att man inte dokumenterar som man ska, säger Aziza Munke.

Men i Helsingborg har man tagit ett jättekliv och gjort något åt det där.

Pilotprojekt på ett vårdboende

Med hjälp av företaget PS Provider körde Helsingborgs stad igång ett pilotprojekt för några år sedan. Under en begränsad tid granskade en robot alla journaler på ett av stadens vårdboenden. Precis samma granskning som en människa skulle gjort om den hann med, men snabbare och mer effektivt.

– Tekniken som används är robotic process automation, också benämnt RPA. Det är ett verktyg för att automatisera monotona arbetsuppgifter där det finns ett tydligt regelverk, säger Sanna Andersson, utvecklare på PS Provider.

Roboten letar efter luckor i dokumentationen. Om en vårdtagare har en funktionsnedsättning som ökar risken för trycksår kontrollerar roboten att personalen har tittat på huden. Om vårdtagaren har en psykisk funktionsnedsättning tittar roboten efter bedömningar om hur personen kan orientera sig i tid och rum.

– Det är omöjligt att göra det här själv i alla journaler, säger Aziza Munke.

Försöket har skalats upp till alla journaler

Projektet föll väl ut och sedan våren 2023 granskar roboten alla stadens journaler. Om den hittar brister flaggas journalen i journalsystemet. Om bristen kvarstår vid en andra granskning flaggas journalen även hos chefen.

Robotgranskningen är unik. Vad som är känt finns inget liknande system någon annanstans. Flera kommuner har hört av sig till Helsingborgs stad för att lära sig mer.

Behöver utvärderas mer

Att robotens granskning ger bättre journaler är tydligt. Om den därmed även leder till bättre vård återstår att se.

– Vi behöver mäta att det faktiskt blir bättre vård. Kanske kan vi mäta om antalet avvikelser minskar och i så fall se om det beror på att antalet brister i dokumentationen har minskat. Det har vi inte kollat upp än. Än så länge vet vi att personalen tycker att man får en bättre bild av patienten, säger Aziza Munke.