Helsingborgs stad digitaliserar för framtiden

I våras fick alla anställda i Helsingborgs stad tillgång till verktyget Teams för samarbete och kommunikation. Teams är en del av den molnbaserade IT-plattformen Microsoft 365. Nästa steg av stadens införande av Microsoft 365 är att flytta över e-post och kalender till den nya plattformen.

Helsingborgs stad vill dra nytta av den nya teknikens möjligheter. Stadens förtroendevalda har därför de senaste åren fattat en rad beslut för att driva på stadens digitaliseringsarbete, bland annat att införa Microsoft 365 som stadens standardplattform.

Helsingborgs stad behöver nya, smarta, digitala samarbetsverktyg som möjliggör moderna arbetssätt, distansarbete och automatisering. Införandet av Microsoft 365 är en viktig del av digitaliseringsarbetet och resan mot stadens vision. Med de nya verktygen kan staden ännu bättre möta framtidens utmaningar och invånarnas behov av service.

Sedan våren 2021 har alla anställda i Helsingborgs stad verktyget Teams. Nästa steg är att flytta e-post och kalender till Microsoft 365. Flytten kommer att ske stegvis, en förvaltning i taget. Förberedelserna börjar under hösten 2021 och fortsätter under våren 2022. Inför övergången ser varje verksamhet över sin information och sina rutiner för att säkra att olika typer av information hanteras på rätt sätt i rätt verktyg.

Informationssäkerhet i molnet

Med Microsoft 365 får Helsingborgs stad i praktiken en säkrare informationshantering. Dels genom Microsofts ständiga utvecklings- och säkerhetsarbete men också genom nya funktioner så som kryptering, möjlighet att känslighetsklassificera information och starkare skydd för inloggning.

Sedan en längre tid pågår en debatt i myndighetskretsar i Sverige kring molntjänster hos utländska leverantörer, och vad som gäller i förhållande till GDPR och offentlighets- och sekretesslagstiftningen (OSL). Det finns juridiska oklarheter som inte är prövade rättsligt ännu och staden håller ett skarpt öga på eventuella juridiska klargöranden på vägen. Helsingborgs stad har vidtagit ett antal åtgärder inom ramen för Microsoft 365, både tekniska inställningar och förändrade processer, för att minimera riskerna att bryta mot regelverket. Inför införandet kommer varje verksamhet också att se över sina rutiner för att säkra att informationen hanteras på rätt sätt.