Ledningskoordinator till stadsdirektören i Helsingborgs stad

Vill du arbeta som stadsdirektörens högra hand i en miljö där ena dagen aldrig är den andra lik? Nu söker vi en ledningskoordinator till stadsdirektören i Helsingborgs stad. Stadsdirektören är den högste tjänstepersonen inom Helsingborgs stad och är tillika VD för koncernen. Som ledningskoordinator är du en av stadsdirektörens närmaste medarbetare och arbetar mitt i händelsernas centrum.

Om arbetsplatsen

Helsingborgs stad som arbetsgivare har cirka 10 000 medarbetare och 470 chefer. Stadsledningsförvaltningen är en av nio förvaltningar och leds av stadens stadsdirektör tillsammans med två biträdande stadsdirektörer. Vår förvaltning har ett viktigt och spännande uppdrag där vi finns till för andra - för kollegor, andra förvaltningar, helsingborgaren och företagen, för att nämna några.

Tjänsten är placerad på stadsledningsförvaltningens stab. Staben ansvarar bland annat för det administrativa stödet till stadens ledning, ärendehanteringen till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige samt administrationen kring stadens förtroendevalda.

Arbetsuppgifter

I rollen som ledningskoordinator kommer du att vara en nyckelperson i stadsdirektörens vardag och ditt huvudfokus vara att ge stadsdirektören de bästa förutsättningarna i hennes uppdrag.

Genom insyn i olika processer kommer du att få stor förståelse för vilka frågor som är aktuella och vad stadsdirektören därmed behöver prioritera. Som ledningskoordinator spelar du en central roll i att säkerställa ett effektivt och välorganiserat ledningsarbete.

Dina huvudsakliga ansvarsområden inkluderar:

• Strategisk mötesplanering– Du ansvarar för att förbereda och planera mötesagendor för exempelvis stadsdirektörens ledningsgrupp och andra större möten som stadsdirektören leder.
• Framtagning och beredning av mötesunderlag– Du säkerställer att det finns välgrundade och genomarbetade mötesunderlag för att underlätta effektiva möten och beslut.
• Utformning av presentationer och kommunikationsmaterial– Du skapar tydliga och professionella presentationer samt andra kommunikativa underlag.
• Mötesdokumentation och uppföljning– Du ansvarar för att dokumentera möten, följa upp uppdrag och beslut.
• Planering och genomförande av större evenemang– Du deltar i och bidrar till planeringen och genomförandet av större möten och konferenser, såsom chefsdagar och ledningskonferenser.

Kvalifikationer

Som stadsdirektörens högra hand krävs att du är handlingskraftig och kan ta egna initiativ och beslut för att säkerställa en smidig och effektiv arbetsdag för stadsdirektören. Du är en säker genomförare som har förmågan att röra dig vant och fritt mellan olika arbetsuppgifter som är såväl operativa, taktiska som strategiska.

Du är resultatinriktad, noggrann och strukturerad och har en förståelse för olika processer och hur dessa tangerar varandra. Du är bra på att prioritera, har ett lösningsfokuserat förhållningssätt och strävar efter att effektivisera arbetsprocesser. Du är utåtriktad och kan hantera olika typer av frågor i kombination med hög integritet och lojalitet.

Staden har höga ambitioner och det sker en kontinuerlig utveckling och förändring. Det innebär att tempot periodvis är högt och du behöver därför kunna prestera även i pressade situationer. Eftersom ingen dag är den andra lik är det mycket viktigt att du är flexibel, proaktiv och trygg i dig själv.

Du har lätt för att bygga relationer och nätverk, både inom kommunkoncernen och med externa samarbetspartners. Du besitter en stark kommunikativ förmåga där du säkerställer en tydlig och effektiv kommunikation, samt återkoppling, mellan ledningen och berörda parter.

För att lyckas i rollen ser vi gärna att du har:

• en akademisk examen eller annan eftergymnasial utbildning som är relevant för uppdraget
• flera års erfarenhet av en liknande roll som exempelvis VD- eller ledningsassistent
• mycket god kunskap av förberedelse av mötesunderlag
• mycket god kunskap i att skapa presentationer – både innehållsmässigt och grafiskt
• god förmåga att i möten fånga det väsentliga och sammanfatta det skriftligt
• god förmåga att kommunicera professionellt på svenska i tal och skrift
• lätt för att lära dig nya system/digitala verktyg
• goda kunskaper i Officepaketet samt i digitala mötesverktyg
• förståelse för arbetet i en politiskt styrd organisation

Vi sätter stort värde på dina personliga egenskaper.

Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Vi ställer höga krav på säkerhets- och sekretessmedvetande.

Att jobba i Helsingborgs stad

Vill du vara med och skapa en bättre stad tillsammans med helsingborgarna? Då ska du jobba i Helsingborgs stad. Här kan du använda din kreativitet och drivkraft till att göra livet lättare och tryggare för våra invånare, besökare och näringsliv. Tillsammans med nyfikna och hjälpsamma kollegor gör du skillnad i människors liv, både idag och i framtiden. Ett bra jobb idag, en bättre stad imorgon.

Här kan du läsa mer om hur det är att jobba i staden: https://helsingborg.se/arbete/sa-ar-det-att-jobba-i-staden/

Övrig information

Sista ansökningsdag: 2025-04-21

Anställningsform: Tills vidare

Omfattning: Heltid

Tillträdesdatum: Enligt överenskommelse

Antal tjänster: 1