Så genomför du ett digitalt årsmöte

Ett digitalt årsmöte kräver lite andra förberedelser än ett fysiskt möte och behöver förberedas i god tid, precis som ett vanligt årsmöte. Här är några tips kring hur ni kan genomföra ett digitalt årsmöte i er förening.

När ni förbereder att digitalt årsmöte, måste ni först se så att era stadgar tillåter det. Om det finns hinder mot att genomföra årsmötet digitalt, kan ni diskutera med er förenings förbund eller revisor om hur ni kan lösa det.

Så förbereder du dig inför ett digitalt årsmöte

1. Gå igenom föredragningslistan för att se vilka frågor som årsmötet behöver besluta om. Förbered noga hur varje punkt ska genomföras. Om ni tror att det kommer att bli mycket diskussioner eller voteringar, är det extra viktigt att det är tydligt hur man begär ordet och hur omröstningar sker.
2. Se vilka handlingar som kan skickas ut till medlemmarna i förväg. Finns det frågor som medlemmarna kan förbereda förutom att läsa årsmöteshandlingarna, till exempel förslag på justeringspersoner eller valberedning? Om ni skickar ut handlingarna digitalt, lägg dem då gärna i ett gemensamt dokument så blir det lättare att hålla reda på under mötet.
3. Kalla alla medlemmar i god tid och berätta tydligt hur ni kommer att genomföra årsmötet. Om stadgarna tillåter det kan det vara bra att ha anmälan till årsmötet, för att lättare fastställa röstlängden (vilka som har rätt att rösta).
4. I kallelsen, beskriv det eller de verktyg ni ska använda och ha gärna ett möte i förväg där deltagarna kan testa tekniken. Vilka alternativa lösningar finns det för dem som inte kan delta digitalt – kan de till exempel delta genom telefon?
5. Tänk på att alla som deltar på mötet ska ange sitt för- och efternamn så att det är synligt när de loggar in på mötet.

Inför ett digitalt årsmöte ska du också bestämma dig för:

• hur årsmötet ska genomföras: helt digitalt eller om några kan vara tillsammans och andra delta digitalt.
• om presidiet har möjlighet att vara på samma plats eller om de ska sitta på olika ställen.
• vem som ska hålla i mötet. Kontakta personen i god tid så att ni kan förbereda mötet tillsammans.
• hur ni upprättar röstlängden. Ska medlemmarna logga in med namn, ska de anmäla sig i förväg, ska de registrera sig i något verktyg?
• hur ni fördelar ordet och hur ni gör talarlista. En person kan vara ansvarig för chatten eller det verktyg ni använder för att samla in namnen på dem som vill ha ordet.
• hur ni ska genomföra öppna och slutna omröstningar.
• hur personval ska genomföras.
• hur ni tar in yrkanden under mötet. Medlemmarna kan till exempel skriva i chatten eller använda ett verktyg särskilt för det.
• vem som tar hand om tekniska frågor och kan hjälpa medlemmar som får problem att logga in vid mötet.
• var ni ska lägga in pauser under mötet. Digitala möten kräver pauser så att medlemmarna kan fokusera.
• om mötet ska filmas eller inte. Om ni filmar måste ni informera om det. Vad ska filmen användas till?
• ersättare om den som ansvarar för tekniken får förhinder på årsmötet.

Håll ett testmöte för att testa tekniken

1. Förbered alla frågor och svarsalternativ som medlemmarna kan välja mellan. Lägg in dem i det system ni har valt för omröstningar. Var beredda på att det även kan komma andra alternativ på mötet.
2. Håll ett testmöte i god tid så att alla som har en uppgift under årsmötet ska känna sig säkra i sina roller. Testa tekniken och se så att allt fungerar som det ska. På så vis blir det lättare för er vid årsmötet och trevligare för medlemmarna.
3. Ha en dator där administratören loggar in och en dator med samma vy som deltagarna har.

Det finns flera digitala verktyg att välja mellan

Det är viktigt att ni använder ett eller flera verktyg som möter just er förenings behov. Se till att det digitala verktyget kan hantera så många som ni beräknar bli på årsmötet, gratisversioner har ofta begränsade möjligheter.

Många föreningar har medlemmar som inte är vana vid digitala möten. Använd så enkla verktyg som möjligt så att alla medlemmar kan vara med.

Om din förening inte har något verktyg som ni kan använda, så kan ni höra med ert studieförbund eller er paraplyorganisation. Du kan även höra med föreningssamordnarna inom Helsingborgs stad så kan vi hjälpa till med tips och råd.

Tips till dig som håller i mötet

• Använd headset så att det blir lättare för de andra att höra vad du säger. Du slipper då även rundgång. Här är fem tips från riksorganisationen Hela Sverige ska leva (film på Youtube).
• Öppna mötet 10-20 minuter innan så att alla är på plats när mötet startar. Om deltagarna ska använda andra verktyg än själva mötesrummet, så be dem logga in där också eller förbereda så att de vet hur de ska göra.
• Berätta hur mötet kommer att genomföras, hur medlemmarna kan begära ordet, hur man sätter av och på mikrofonen, skriver i chatten och annat som kan vara bra att veta. Ni kan även berätta om hur omröstningar ska ske eller säga att ni tar det när de punkterna kommer.
• Tänk på att medlemmarna kan ha loggat in på olika sätt – genom dator, telefon eller surfplatta – vilket gör att det ser olika ut var man ska trycka för att till exempel sätta på ljudet.
• Ta det lugnt under mötet och sätt av ordentligt med tid så att alla hänger med.
• Ta flera korta pauser.