Guide till dokumentationen i Rbok

Logga in på föreningens profil i Rbok och kontrollera att alla uppgifter stämmer.

Föreningens namn ska vara exakt samma som det som är registrerat hos Skatteverket.

Organisationsnumret ska vara samma som det som är registrerat hos Skatteverket i föreningens namn. Du kan kontrollera det genom att söka på organisationsnumret på internet.  Det finns flera företag som erbjuder den tjänsten gratis, till exempel XXXXXXXXX

Föreningens syfte ska beskrivas så att man kan läsa och förstå vad föreningen gör och vem den riktar sig till. Aktuella kontaktuppgifter ska också finnas med.

 

 

 

För att kunna söka och ta emot bidrag behöver ni ha ett bankgiro, plusgiro eller bankkonto kopplat till föreningen. Då vet Helsingborgs stad att pengarna kommer till rätt mottagare.

Om föreningen bara har ett bankkonto behöver du skicka in ett intyg på att kontot tillhör föreningen och inte någon privatperson. Banken kan hjälpa till med ett sådant intyg.

Kontrollera bankgiro

 

Kontrollera plusgiro

 

Styrelsen i en förening är de personer som är demokratiskt valda för att representera och ta beslut i föreningen. En styrelse består av minst tre personer. Det brukar vara en ordförande, en sekreterare och en kassör. Hur många som ingår i styrelsen beror på föreningens stadgar och vad som står där.  På forening.se kan du läsa mer om vad en styrelse gör och vad de olika posterna innebär.

De personer som är valda till styrelse enligt ert senaste årsmötesprotokoll ska registreras på föreningens profil i Rbok. Det är viktigt att det är just senast valda styrelse som är registrerad. Här kan du se hur du gör för att registrera styrelse på föreningens sida i Rbok:

Ytterligare information som ska registreras är:

• Uppgift om medlemsavgift. Skriv hur mycket det kostar att vara medlem i föreningen. En del föreningar har en medlemsavgift för att finansiera sin verksamhet, men det finns också föreningar som väljer att inte ha någon medlemsavgift och det styrs av föreningens stadgar.
• Anslutning till riksorganisation (om sådan finns). Ibland kan en förening ha en annan organisation bakom sig, det kan vara en riksorganisation eller ett förbund. Ange vilken om ni är med någon sådan.
• Månad för årsmöte. Skriv vilken månad din förening har årsmöte. Det brukar vara beslutat och stå i stadgarna. Det är viktigt för oss för att veta eftersom det styr hur länge ni är bidragsberättigade och kan söka samt få bidrag. Om din förening blir bidragsberättigad så gäller det fram till en månad efter din kommande årsmötesmånad.
• Bildad år. Skriv vilket år föreningen bildades.

Kom ihåg att namnge dokumenten innan du laddar upp dem.

Du behöver ladda upp dokument när du ska ansöka om bidrag. Vilka dokument det är får du reda på när du loggar in på föreningens profil och väljer Ansök och sedan den ansökan som heter Bli bidragsberättigad förening. OBS! Om din förening har årsmöte vart annat år behöver du fortfarande ladda upp alla dokument förutom ett årsmötesprotokoll.

Om något dokument saknas eller inte är korrekt måste du komplettera din ansökan. Det avgörs av handläggare inom Helsingborgs stad. Kontrollera gärna dina dokument en extra gång innan du laddar upp dem.

Filerna du laddar upp blir en offentlig handling enligt offentlighets- och sekretesslagen och kan begäras ut av andra. Du kan inte själv ta bort filer du laddar upp utan Helsingborgs stad hanterar och gallrar dem enligt gällandedokumenthanteringsplan.

Hur du laddar upp filer ser du i detta videoklipp:

Ett undertecknat årsmötesprotokoll från föreningens senaste årsmöte (inskannat eller fotograferat) ska lämnas in till Helsingborgs stad. Det ska vara skrivet på svenska eller engelska.

Ett årsmötesprotokoll är ett dokument som berättar vad som togs upp på årsmötet. Föreningen ansvarar för att genomföra årsmötet enligt det som står i stadgarna och se till att årsmötesprotokollet innehåller alla de punkter som stadgarna kräver.

Det är mycket viktigt att årsmötesprotokollet är underskrivit av den som skrivit protokollet och av den som var ordförande på mötet. Vanligtvis ska protokollet även justeras av två justeringspersoner som kontrollerar att det som står i protokollet är det man pratat om och bestämt på mötet. I protokollet bör det stå föreningens namn, plats och datum. Det kan också innehålla en deltagarlista över de som var med på mötet.

Det allra första mötet när en förening bildas brukar kallas för konstituerande årsmöte. Efter det har föreningen varje år ett årsmöte där man till exempel väljer styrelse för kommande period.

På forening.se kan du läsa mer om hur ett årsmöte kan gå till.

En verksamhetsberättelse från senaste årsmöte ska lämnas in till Helsingborgs stad.

Oftast presenteras och godkänns verksamhetsberättelsen på årsmötet där medlemmarna får vara med och tycka till.

En verksamhetsberättelse eller en verksamhetsrapport beskriver vad föreningen gjort under det senaste året. Det är viktigt att ta med vilka aktiviteter som föreningen haft under året och det är bra att presentera lite statistik eller liknande från föregående år. Verksamhetsberättelser kan se olika ut och vara mer eller mindre omfattande.

När du läser en verksamhetsberättelse så ska du tydligt förstå vad det är föreningen gör och vilket värde det skapar för sina medlemmar eller för andra.

En ekonomisk berättelse med balans- och resultaträkning från senaste årsmöte ska lämnas in till Helsingborgs stad.

En ekonomisk berättelse talar om hur föreningens ekonomi varit under senaste året. Ekonomiberättelsen ska innehålla en resultaträkning och en balansräkning. Oftast är det en utsedd kassör som sköter den ekonomiska biten föreningen.

De flesta ideella föreningar behöver inte följa Bokföringslagen. Men eftersom medlemmarna ska kunna ha insyn i hur styrelsen sköter föreningens ekonomi och ska kunna utkräva ansvar, måste kassören sköta ekonomin på ett organiserat och riktigt sätt. Läs mer om bokföringsregler som gäller för ideella föreningar på Skatteverkets webbplats. 

På forening.se kan du ladda ner bokföringsnämndens broschyr om regler för ideella föreningar (pdf 324 kB).

I resultaträkningen redovisas samtliga intäkter och kostnader under räkenskapsåret. Resultaträkningen och balansräkningen är delar av årsredovisningen och måste presenteras efter en viss så kallad uppställningsform för att vara överskådlig. Uppställningsformen bestämmer bland annat i vilken ordning posterna i balans- och resultaträkningen ska hamna. Om föreningen tidigare har lämnat in en årsredovisning ska varje post i balans- och resultaträkningen jämföras med motsvarande belopp för tidigare år genom så kallade jämförelsetal. Föreningens namn och organisationsnummer ska finnas på balans- och resultaträkningen.

OBS! En balansräkning ska alltid gå i balans för att vara korrekt. Med det menas att summa tillgångar och summa eget kapital och skulder ska vara lika stora, alltså ha samma summa.

Antagna stadgar för föreningen ska lämnas in till Helsingborgs stad.

Stadgar är de regler som gäller för föreningen som krävs för att föreningen ska fungera demokratiskt och som föreningen ska förhålla sig till. Stadgarna kan till exempel reglera syftet med föreningen, vilka som får bli medlemmar eller vilka ärenden som ska tas upp på årsmötet. Stadgarna beslutas vid det konstituerande årsmötet och ska sedan gälla för föreningen framöver, om man inte i föreningen bestämmer sig för att ändra stadgarna.

Om din förening ännu inte är bildad och ni ska skriva stadgar så är det klokt att noga fundera över hur stadgarna ska utformas. Stadgarna är avgörande för att till exempel hantera tvister i föreningen eller stärka medlemmarnas inflytande på olika sätt. Om ni har en riksorganisation så ta hjälp av dem, de kan ha färdiga mallar för stadgar.