Guide till dokumentationen i Rbok

När du loggat in i Rbok och skapat din förening behöver du först och främst se till att föreningens uppgifter är korrekta.

Föreningens namn ska vara korrekt och stämma överens med det som finns registrerat hos Skatteverket.

Organisationsnumret ska vara korrekt och stämma överens med namnet som finns registrerat hos Skatteverket. Detta kan du kontrollera genom att söka på organisationsnumret på internet, det finns flera företag som erbjuder denna tjänst gratis.

Föreningens syfte samt kontaktuppgifter ska vara ifyllt. När man läser om föreningen ska man förstå vad föreningen gör, vem den riktar sig till samt hur man kan kontakta föreningen.

För att kunna söka pengar och bli bidragsberättigad så behöver föreningen ha ett bankgiro, plusgiro eller ett bankkonto som är kopplat till föreningen. Detta beror på att Helsingborg stad vill veta att pengarna betalas ut till föreningen och inte till någon annan.

Bankgiro och plusgiro går att kontrollera på respektive giros hemsida:

Kontrollera bankgiro

Kontrollera plusgiro

Saknar din förening bank eller plusgiro och kanske bara har ett bankkonto?

Om din förening saknar bankgiro eller plusgiro behöver föreningen skicka in ett intyg i Rbok som kan styrka att kontot tillhör föreningen och inte en privatperson. Prata med din bank om detta.

Styrelsen är de i föreningen som är demokratiskt valda att representera föreningen och att ta beslut. En styrelse består traditionellt av minst tre personer vilka brukar vara en ordförande, en sekreterare samt en kassör. På forening.se kan du läsa mer om vad en styrelse gör och vad de olika posterna innebär.

De personer som är valda till styrelse enligt senaste årsmötesprotokoll ska registreras i föreningsregistret. Det är viktigt att din förening har den senaste styrelsen uppdaterad. Här kan du se hur du gör för att registrera styrelse på föreningens sida i Rbok:

I Rbok behöver du också registrera kompletterande föreningsinformation om din förening. Informationen som Helsingborg stad vill få in handlar om:

• Uppgift om medlemsavgift. Hur mycket betalar medlemmarna för att vara anslutna till föreningen? Många föreningar har en medlemsavgift för att finansiera föreningens verksamhet med det finns också föreningar som väljer att inte ha någon medlemsavgift. Detta styrs av föreningens stadgar.

• Anslutning till riksorganisation (om sådan finns). Ibland kan en förening ha en annan organisation bakom sig. Det kan vara en riksorganisation eller ett förbund.
• Månad för årsmöte. Det är viktigt att du anger vilken månad din förening har sina årsmöte. Det är denna månad som styr hur länge din förening kommer vara bidragsberättigad, dvs. hur länge ni kommer få lov att söka bidrag ifrån Helsingborg stad. Om din förening blir berättigad att söka bidrag så gäller detta fram till en månad efter din kommande årsmötesmånad.
• Bildad år. Vilket år bildades din förening?

Du behöver ladda upp en del dokumentation i Rbok efter ditt årsmöte. När du loggat in i din förening och väljer Ansök och sedan ansök om att bli bidragsberättigad så kommer du få information om vilka filer du behöver ladda upp så du inte missar något innan du skickar in din ansökan. Hur du lägger till filer kan du se på detta videoklipp:

Om någon fil saknas så kommer du behöva komplettera ditt ärende tills alla filer är på plats. Filerna och dokumentationen kommer granskas av handläggare på Helsingborg stad och de kommer avgöra om allting ser rätt och riktigt ut. Förvissa dig därför innan du laddar upp filerna om att det är rätt filer med rätt information.

Filerna du laddar upp blir en offentlig handling enligt offentlighets och sekretesslagen och kan komma att begäras ut av andra som vill ha dem. Du kommer själv inte kunna ta bort filerna utan dessa kommer hanteras och gallras enligt Helsingborgs stads dokumenthanteringsplan.

Undertecknat årsmötesprotokoll från föreningens senaste årsmöte (inskannat eller fotograferat) ska lämnas in till Helsingborgs stad.

Ett årsmötesprotokoll är ett dokument som berättar vad som hände på årsmötet. En förenings allra första möte brukar kallas för konstituerande årsmöte. Det är där föreningen bildas. Efter det har föreningen varje år ett årsmöte där man exempelvis väljer styrelse för kommande period. På forening.se kan du läsa mer om hur ett årsmöte kan gå till.

Det är synnerligen viktigt att årsmötesprotokollet är underskrivit av den som skrivit protokollet samt av ordförande på mötet. Vanligtvis ska protokollet även justeras av två justeringspersoner som kontrollerar att det som står i protokollet är det man pratat om och bestämt på mötet. Protokollet bör vara försett med plats och datum och kan vara försett med en mötesnärvarolista.

Protokollet ska vara enkelt att granska och bör vara skrivet på svenska eller engelska för att handläggarna inom Helsingborgs stad ska kunna kontrollera det.

Verksamhetsberättelse från senaste årsmöte ska lämnas in till Helsingborgs stad.

En verksamhetsberättelse eller en verksamhetsrapport är ett dokument som beskriver vad föreningen gjort under det senaste året. En verksamhetsberättelse kan vara omfattande men den behöver inte vara det. Det är dock viktigt att man kan se vilka aktiviteter som föreningen bedrivit under året.

När man läser verksamhetsberättelsen så ska man tydligt förstå vad föreningen gör och vilket värde den skapar för sina medlemmar eller för andra. Det är bar om man tillexempel i verksamhetsberättelsen kan presentera lite statistik eller liknande från föregående år.

Oftast presenteras och godkänns verksamhetsberättelsen på årsmötet där medlemmarna får vara med och tycka till.

Ekonomisk berättelse med balans- och resultaträkning från senaste årsmöte ska lämnas in till Helsingborgs stad.

En ekonomisk berättelse är precis som verksamhetsberättelsen ett dokument som berättar om hur föreningens ekonomi varit under senaste året. Ekonomiberättelsen ska innehålla en resultaträkning och en balansräkning. Oftast är det kassören i varje förening som sköter den ekonomiska biten.

De flesta ideella föreningar behöver inte följa Bokföringslagen. Men eftersom medlemmarna ska kunna ha insyn i hur styrelsen sköter föreningens ekonomi och ska kunna utkräva ansvar, måste kassören sköta ekonomin på ett organiserat och riktigt sätt. Läs mer om bokföringsregler som gäller för ideella föreningar på Skatteverkets hemsida.

På forening.se kan du ladda ner bokföringsnämndens broschyr om regler för ideella föreningar (pdf 324 kB).

I resultaträkningen redovisas samtliga intäkter och kostnader under räkenskapsåret. Resultaträkningen och balansräkningen utgör delar av årsredovisningen och måste presenteras efter en viss så kallad uppställningsform för överskådlighetens skull. Uppställningsformen bestämmer bland annat i vilken ordning posterna i balans- och resultaträkningen ska hamna. Om föreningen tidigare har lämnat in en årsredovisning skall varje post i balans- och resultaträkningen jämföras med motsvarande belopp för tidigare år genom så kallade jämförelsetal. Föreningens namn och organisationsnummer ska finnas på balans- och resultaträkningen.

Här kan du se ett exempel på hur en resultaträkning kan se ut (pdf 253 kB).

Här kan du se ett exempel på hur en balansräkning kan se ut (pdf 254 kB).

Föreningens revisor, som valdes på föregående årsmöte ska granska ekonomi och styrelseprotokoll och skriva en revisionsberättelse som också behandlas på årsmötet. Genom granskningen intygar revisorn att bokföringen är korrekt och att styrelsen skött sitt uppdrag.

Antagna stadgar för föreningen ska lämnas in till Helsingborgs stad.

Stadgar är de regler som gäller för föreningen. Stadgarna reglerar tillexempel syftet med föreningen, vem som får bli medlemmar, när man ska hålla årsmöte och andra viktiga saker som krävs för att föreningen ska fungera demokratiskt. Stadgarna beslutas vid det konstituerande årsmötet och ska sedan gälla framöver. Därför är det inte nödvändigt att ladda upp föreningens stadgar i Rbok mer än en gång, såvida man i föreningen inte bestämmer sig för att ändra stadgarna.

Om din förening ännu inte är bildad och ni ska skriva stadgar så är det klokt att noga fundera över hur stadgarna ska utformas. Stadgarna är avgörande för att till exempel hantera tvister i föreningen eller stärka medlemmarnas makt på olika sätt.