Allmänna handlingar

Allmänna handlingar finns både som pappersdokument och digitalt lagrade uppgifter som e-post och fax.

• I Helsingborgs stads diarier hittar du de olika nämndernas och förvaltningarnas skrivelser, kallelser till nämndernas sammanträden och protokoll två år bakåt i tiden.

Om handlingarna inte finns bifogade i diariet kan Helsingborgs kontaktcenter hjälpa dig med din begäran. Helsingborg kontaktcenter når du via mejl, chatt eller telefon. Uppge vilken typ av handling du söker så hjälper kontaktcenter dig. För att underlätta din begäran är det bra om du har diarienummer nära till hands och vilken nämnd det gäller. Är handlingen allmän och utan sekretessuppgifter kan den lämnas ut. Du behöver inte berätta vad du heter eller varför du vill se en viss handling.

Inom vissa myndighetsområden har vi andra system för ärendehantering, som du inte når via diariet. Vill du ta del av en sådan handling ska du kontakta förvaltningen där handlingen är upprättad eller inkommen (se nedan), eller ta kontakt med handläggare för ärendet.

• Hos miljöförvaltningen kan du begära ut en allmän handling från ärendehanteringssystemet för myndighetsutövning via en e-tjänst.

Detta är en allmän handling

En handling är allmän om den:

• förvaras hos en myndighet (till exempel kommunstyrelsens förvaltning eller barn-och utbildningsnämnden). Den kan till exempel förvaras i en mapp på datorn, i en pärm eller finnas lagrad i stadens diarier.
• är inkommen till myndigheten, har skickats eller på annat sätt överlämnats dit.
• är upprättad. Den räknas som upprättad till exempel när den är färdigskriven, när den har skickats eller när det ärende som handlingen tillhör är klart.
• är ett protokoll som har justerats (godkänts).

Kommunen tar ut en avgift för att täcka vad det kostar att kopiera och skicka handlingarna till dig.

Är alla allmänna handlingar offentliga?

En allmän handling kan vara offentlig i sin helhet eller omfattas av sekretess i vissa delar/i sin helhet.

Allmänna handlingar ska inte lämnas ut utan att myndigheten först har gjort en sekretessbedömning av innehållet i handlingen. Vad som är sekretess bestäms av offentlighets- och sekretesslagen. Handlingar eller ärenden som handlar om en enskild persons personliga förhållanden kan vara sekretessbelagda. Det kan till exempel vara ärenden som rör socialtjänsten.

Internt arbetsmaterial får bara läsas av anställda. De är inte allmänna handlingar och därför har du inte rätt att läsa dem.

Alla uppgifter i stadens diarier granskas innan de blir tillgängliga på webben enligt

• offentlighets- och sekretesslagen, läs mer på Riksdagens webbplats och
• dataskyddsförordningen (GDPR), läs mer på Datainspektionens webbplats.

GDPR är en lag som ska skydda människor från att deras personliga integritet kränks när deras personuppgifter behandlas. Därför lägger Helsingborgs stad inte ut uppgifter om personnamn på privatpersoner.